SaaS – En værdig service?
SaaS eller Software-As-A-Service – Éet af de større IT buzzwords i dag er SaaS. Der skrives konstant om det i medierne, IT chefen taler om det, direktøren lytter troligt med og beslutninger bliver truffet. Men er det den rette beslutning?
Finanskrisen giver besparelser, men SaaS vokser
Alle brancher mærker finanskrisen som banker på døren, hvad enten det omhandler fyringer af medarbejdere, bremsede indkøb eller andre kosolideringer. IT branchen er naturligvis også berørt, men leverandører af SaaS løsninger. SaaS leverandører oplever markant 2-cifret vækst i henhold til Forrester Research. Virksomheder benytter krisen til at kigge kortsigtet fremadrettet og finde besparelser på systemer, kontrakter og aftalegrundlag. Langvarige forpligtelser og dyre etableringsomkostninger er svære kår for leverandørerne at konkurrere med.
Aktuel løsningsmodel eller risiko-betonet faldgrube?
Tanken om centralisering af IT systemer er lokkende, da administration og omkostningsgrundlag minimeres væsentligt. Men med centralisering dannes ligeledes grundlag for en række risici som jeres virksomhed skal være rede på at overkomme. Det er ikke lutter dans på roser. 
Før i kaster jer hovedkuls ud i de attraktivt brandede løsninger, følger nedenstående overvejelser være med i jeres beslutningsproces.
Backup
Nogle af overvejelserne ved valget af systemer til håndtering af dagligdagen i virksomheden, bør inkludere backup! Uden at man bør gøre opmærksom på dette, må det forventes at SaaS leverandøren er betragteligt professionel og naturligvis varetager backup og sikkerhed på et højt niveau.
Selvom forventningerne virker som tilstrækkelige, så sørg for at være ekstra sikret – det er jo trods alt jeres virksomheds data der potentielt kan mistes. Mange hostingcentre skriver at de tager daglig backup, ‘real-time’ backup m.v. hvilket ikke nødvendigvis betyder mere end at de spejler 2 harddiske på serveren, hvor i er hostet. Et godt backup-system koster mange tusinder af kroner og er dét sted hvor hostingcenteret klarer finanskrisen med besparelser.
Få adgang til en test af systemet og se om det er muligt at importere og eksportere jeres kundedata, projektdata, filer, m.v. og gør dette rutinemæssigt som en ekstra backup hos jer selv.
Tillid ud over det sædvanlige
Ved valget af SaaS leverandør, skabes en enorm tillid til en virksomhed som I ikke kender indgående. Tillid baseret på at hele jeres virksomheds data placeres hos et selskab der uden jeres velvidende kan have dårlig økonomi, kan have utilstrækkelig support eller endnu værre – lukke imorgen.
Undersøg hvem i handler med som det mindste! Igen, test systemet i tænker at investere i og prøv at skabe et par scenarier hvor i har behov for kundeservice som i bør prøve at foretage indenfor samt udenfor lokal arbejdstid. Se hvor lang tid der går med svar på email, etc.
Muligvis lyder dette som overflødigt i dine ører, men tænk på dén hyggelige Fredag hvor du skal holde tidligt fri og tage familien på en forlænget weekend. Lige over middag bryder dagen sammen for dig. 6 personer i jeres virksomhed kan ikke adgang til kundedata og hele jeres virksomhed stagnerer. Giv et bud på hvem de henvender sig til og hvem der formentlig ikke for slappet af med familien de næste timer eller mere!
Status quo: Overvej grundigt jeres engagementer!
Økonomi relateret til SaaS løsninger
SaaS en billig affære at komme igang med, da det hverken kræver IT specialister til implementeringer, minimal undervisning i virksomheden samt at der yderligere betales pr. bruger fordelt over måneder, år eller for en fuld licens på måneds- eller årsbasis. Uanset hvad der vælges af betalingsmodel, vil langvarige relationer med leverandøren blive en lukrativ aftale – for dem! Oftest betales der en ekstra høj pris fordelt pr. bruger som ved et relativt lavt antal måneder går i break-even af investering i egne løsninger. Det er ikke hensigten at skræmme nye kunder væk fra SaaS, men at gøre opmærksom på at i bør regne på jeres alternativer.
Online løsninger kan spilde jeres tid unødigt
Oftest er min opfattelse at online systemer, som selvfølgelig kræver internetforbindelser – har forsinkelser. Omend små forsinkelser ifm. opdatering af sider som i arbejder med, så bliver ventetid en faktor som bør tages i betragtning når en online løsning skal vælges. For hver gang i forespørger efter en funktion i systemet skal der hentes data fra en database som videresender dette til siden du ser. Logisk nok? Fint, men så tænk på et program der ligger på jeres egen server på kontoret og hvor i har 200 gange hurtigere netforbindelse til – Det betyder meget. LEAN af systemer er essentielt for mange brugeres opfattelse af systemer og deres tilfredshed med samme – for ikke at tale om fortjenesten ved effektive svartider og arbejdsroutiner.
Online er sjældent offline
Online løsninger er gode løsninger som udgangspunkt, men endnu en overvejelse er essentiel. Findes der en klient som kan installeres på jeres brugeres computere? Internetbrowseren er fin i mange tilfælde, men i kan have svært ved at tage jeres system med jer, da internetforbindelsen savnes eller skal iberegnes som en meromkostning ifa. mobilt bredbånd. Så alt i alt er online adgang fint til dynamisk adgang for medarbejdere, men der er altid tidpunkter hvor medarbejderen er utilgængelig i systemet.
Sikkerhed
Gå igennem leverandørens løsning sikkerhedsmæssigt. Det ér online, hvilket betyder at alle verden over – faktisk har adgang til samme side som i logger ind og dermed kan stjæle eller beskadige jeres data. Igen henviser jeg til backup, backup, backup. Hvis du ikke selv føler dig kyndig til at svare på om sikkerheden er OK, bør du som det mindste kontakte en IT konsulent som hurtigt kan hjælpe med det.
Overvejelser ved skift til SaaS
Slå koldt vand i blodet et øjeblik når du ser de fine ‘Web 2.0′ løsninger derude. Lav i den rolige stund et par overvejelser i retning af:
- Hvor mange brugere vil benytte systemet nu?
- Hvor mange brugere forventer i at blive indenfor de nærmeste år?
- Hvilket prisleje er i villige til at betale – hver md., år, pr. bruger, etc.?
- Hvorledes er support mulighederne fra leverandøren og er denne accceptabel?
- Hvor lang svartid har der været for henvendelser i testperioden og er denne accceptabel?
- Sikke et fint design systemet har, men er det hurtigt at arbejde med?
- Kan du arbejde uden internetforbindelse og er det overhovedet nødvendigt for dig?